Directrices de Comunicación: Elegir la Herramienta Adecuada para el Mensaje Adecuado

La buena comunicación es muy importante para trabajar bien juntos como Una Sola Empresa. Este mes, nos enfocamos en una parte clave de nuestras Directrices de Comunicación Interna: utilizar las herramientas adecuadas para que nuestros mensajes sean claros y eficientes. Si elegimos la mejor forma de comunicarnos, podemos trabajar mejor en conjunto, evitar confusiones y apoyarnos entre equipos y zonas horarias diferentes.

A continuación, encontrarás un recordatorio rápido para ayudarte a elegir la herramienta de comunicación más efectiva para cada situación.

1. Correo Electrónico

El correo electrónico sigue siendo nuestra herramienta principal para comunicaciones que requieren estructura, documentación y formalidad.

Mejor utilizado para:

• Resúmenes de reuniones
• Solicitudes formales
• Compartir archivos adjuntos
• Comunicación externa

2. Microsoft Teams Chat

Imagina Teams como un lugar para chatear rápidamente con otros, colaborar fácilmente y compartir información de manera amigable cuando sea necesario.

Mejor utilizado para:

• Preguntas rápidas
• Aclaraciones
• Actualizaciones informales entre equipos

3. Mensajes de Texto (Teléfonos Móviles de Trabajo)

Los mensajes de texto deben ser la excepción, no la norma, y reservarse para necesidades urgentes.

Mejor utilizado para:

• Actualizaciones urgentes cuando otros canales no están disponibles

4. Herramientas de Gestión de Proyectos (por ejemplo, Asana)

Estas herramientas ayudan a que los proyectos avancen y permiten la alineación entre equipos.

Mejor utilizado para:

• Asignar o hacer seguimiento de tareas
• Actualizar progreso
• Garantizar visibilidad y responsabilidad

5. Llamadas Telefónicas

A veces es importante escuchar una voz. Las conversaciones telefónicas reducen el ida y vuelta y ayudan a resolver problemas rápidamente.

Mejor utilizado para:

• Temas sensibles o complejos
• Conversaciones que requieren matices
• Resoluciones rápidas

6. Reuniones Presenciales

Las conversaciones en persona (cuando sea posible) siguen siendo las más efectivas para una colaboración más profunda y para fortalecer relaciones.

Mejor utilizadas para:

• Planificación estratégica
• Conversaciones de desempeño
• Lluvia de ideas
• Resolución de conflictos

Cómo elegir el canal adecuado

Antes de enviar un mensaje, pregúntate:

• Urgencia: ¿Necesita atención inmediata? Usa Teams, mensaje de texto o una llamada.
• Formalidad: ¿Es un tema complejo o una decisión importante? Usa correo electrónico o programa una reunión.
• Documentación: ¿Debe quedar registrado? Usa correo electrónico o herramientas de proyecto.
• Colaboración: ¿Requiere discusión? Usa Teams o programa una reunión.

Cuando tengas dudas, elige el canal más formal y realiza un seguimiento con documentación si es necesario. Mantener claridad, profesionalismo y consistencia es clave para reforzar nuestros valores compartidos y mejorar la eficiencia en toda la empresa.

Recuerda: independientemente del canal que se use, es importante establecer expectativas claras sobre los tiempos de respuesta. Responder de manera rápida y cuidadosa es fundamental para una buena comunicación y para construir relaciones laborales sólidas.